Софтуерът за управляване на проекти, иначе наречен „за мениджмънт на прокети”, е създаден за да координира усилията между участниците в една група и да установи ред в проектите, над които те работят. Основните функции позволяват възлагането и организирането на задачи, както и визуализиране на проектните срокове и процеси на високо ниво. Предлагат също така и преглеждане на версиите на документите, коментари и чат. Софтуерът е предназначен както за малки организации и малки проекти, така и за големи компании с огромни и разнообразни проекти.
С разрастването на корпорациите, се увеличава както сложността, така и нуждата от повече адекватни и правилни решения в областта на мениджмътна на ресурси,анализирането на риск, автомацията на работния процес, и алокацията на бюджет и прогнозирането. Затова избора на правилния софтуер е много важен за успеха на една или повече организации.
Какво да имаме в предвид, когато закупуваме софтуер за project management?
- Типовете проекти: Мениджърите знаят, че различните проекти изискват различни екипни структури и стратегии. Софтуерът за проектно управление е или направен да поддържа специфична схема за мениджмънт, или могат да бъдат персонализирани според нуждите и да изискват някаква основа и/или конфигурация. Знаейки с какви проекти ще се занимава вашият екип и как си представяте тяхната организация в PM система (Project Management) ще ви помогне да изберете правилният за вас продукт.
Няколко въпроса, които си заслужават да се зададат са:
- Трябва ли да направя опашка от задачи за екипът ми, който трябва да ги прегледа и изпълни?
- Трябва ли да направя крайни срокове на своите задачи?
- Еднократно ли се извършват тези задачи или се повтарят след време?
- Проектът ми от взаимнозависими задачи ли се състои или не?
- По колко проекта наведнъж може моят екип да работи?
- Големина на екипа или на корпорацията: Един софтуер може да бъде по-добър за голям набор от хора в екип, друг за по-малък.
- Вид на екипа – дали е сплотена организация или с наети работници и външни лица: Някои продукти имат специален достъп и структури на заплащане за споделяне на проекти с хора извън вашата организация.
- Сътрудничество: Пазарът на софтуер за проектно управление е намерил сравнително голям успех в специализирането. Много индустрии имат инструменти за project managing, които са оптимизирани и предназначени предимно за мениджъри от дадена сфера – за храни и ресторанти, за маркетинг, за архитектура, за разни обществени заведения и предприятия, и IT са само една от индустриите, които имат специално направен софтуер за управляване на проекти. Тези доставчици могат да създадат инструменти базирани на разбирането на тънкостите на самата работна среда на една такава индустрия, за да ги снабди с най-добрите инструменти за манажиране на тези проекти.
Общи характеристики:
Задачи:
Създаване на задачи и възлагане;
Крайни срокове;
Приоритизация на задачи;
Списъци със задачи – Иначе казано to-do lists.
Сътрудничество:
Сътрудническо проектно планиране;
Коментари;
Документи и качването им – медията може да бъде качена и дискутирана.
Проекти:
Диаграма на Гант/ Карта на проекта;
Календарен изглед;
Следене на най-важните изпълнителни индикатори KeyPoint Indicators (KPI)/ Baselining;
Проектно бюджетиране;
Следене за проблеми (Issue tracking).
Платформи:
Тревоги (Alerts);
Мобилност : дали едно проложение е мобилно, тоест дали предлага мобилно приложение или уебсайт, който е оптимизиран за мобилни устройства за управление на проектите и задачи на момента.
Потребителски достъп и правомощия;
Приложно-програмен интерфейс/ Интеграции : дали един продукт е съвместим с друг;
Създаване на рапорти и табла;
Персонализиране : позволява на администраторите да персонализират и управляват свой уникален проект. Заедно с това може да създава персонални обекти, полета, правила, изчисления и изгледи.
Производителност и надеждност.
